Zásady zpracování osobních údajů

Správce osobních údajů

Správcem vašich osobních údajů je obchodní společnost QUIX Global s.r.o., se sídlem Příčná 1892/4, 110 00 Praha 1, IČO 22466444, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze (dále jen „Tarifix" nebo „Společnost"). Tarifix provozuje portál www.tarifix.cz a související asistenční služby.

Tarifix dodržuje pravidla stanovená nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR), zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti.

Kategorie zpracovávaných údajů

Podle konkrétního účelu a zvolené služby Tarifix zpracovává následující kategorie osobních údajů. Rozsah je zvolen tak, aby odpovídal zásadě minimalizace údajů (čl. 5 odst. 1 písm. c) GDPR):

• Identifikační údaje — jméno, příjmení, akademický titul, datum narození (není-li jinak zjistitelné z uvedené adresy).
• Kontaktní údaje — e-mail, telefonní číslo, adresa trvalého pobytu nebo doručovací adresa.
• Identifikátory podnikatelů — IČO, DIČ (pouze u Zákazníků jednajících jako podnikatelé).
• Údaje o stávající službě — označení stávajícího dodavatele, číslo tarifu, variabilní symbol, ukončovací datum závazku, spotřeba (u energií EAN/EIC), telefonní čísla a jejich tarify, u internetu název balíčku, původ každé služby (přenos od jiného operátora / nová aktivace / předplacená karta), přenosové kódy OKU u přenášených čísel a ICCID u předplacených karet. Jsou nezbytné pro realizaci změny dodavatele nebo přenositelnosti čísla.
• Transakční údaje — informace o uzavřených Smlouvách o poskytování služby, o úhradách a o provedených úkonech vůči dodavateli.
• Technické údaje — IP adresa, typ prohlížeče, typ zařízení, data z analytických cookies po udělení souhlasu.
• Obsah komunikace — e-maily, chatové zprávy, obsah kontaktních formulářů.
• Nahrávky hovorů — pouze v rámci zákaznické podpory na callcentru (viz samostatný článek „Nahrávky telefonních hovorů").
• Zvláštní kategorie — rodné číslo, údaje z dokladů — pouze v konkrétních scénářích s explicitním právním základem, viz články „Zvláštní kategorie" a „Údaje z dokladů totožnosti u partnerské objednávky".

Účely, právní základy a doby uchování

Pro každý účel je níže přesně uveden právní základ zpracování (čl. 6 odst. 1 GDPR) a standardní doba uchování údajů. Doba uchování je zkrácena, pokud účel zanikne dříve (například jednorázová poptávka, kterou Zákazník nedokončí).

Pokud je poskytnutí údajů smluvním požadavkem, Zákazník není povinen údaje poskytnout; bez poskytnutí však nelze Smlouvu plnit (není například možné provést aktivaci tarifu u dodavatele). O tom, které konkrétní údaje jsou v daném případě nezbytné, Tarifix Zákazníka vždy předem informuje.

Zvláštní kategorie — rodné číslo a údaje z dokladů

Rodné číslo není zvláštní kategorií údajů podle čl. 9 GDPR — tou jsou například údaje o zdraví nebo biometrické údaje. Je to však podle zákona č. 133/2000 Sb. zvlášť chráněný identifikátor s vlastním národním režimem, a proto s ním zacházíme přísněji než s běžnými údaji. Totéž platí pro údaje z dokladů. Pro běžné občanskoprávní smlouvy jej občanský zákoník pro identifikaci nepožaduje — zpravidla stačí jméno, příjmení, adresa a datum narození.

Tarifix proto rodné číslo a údaje z občanského průkazu nesbírá paušálně. Zpracovává je pouze v těchto přesně vymezených případech:

• pokud dodavatel, u kterého Zákazník uzavírá smlouvu, tyto údaje pro svůj vnitřní proces výslovně vyžaduje — u energií typicky při převodu jistiny nebo kontrole platební spolehlivosti, u elektronických komunikací při zakládání nového zákaznického účtu nebo přidávání služeb na účet stávající. Ve druhém případě nejde o výjimečnou situaci, ale o standardní krok každé takové objednávky; podrobně jej popisuje článek Údaje z dokladů totožnosti u partnerské objednávky;
• pokud jde o plnění povinnosti Tarifixu podle zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti (AML);
• na výslovnou žádost Zákazníka, pokud Tarifix má doklad zastoupit přímo v dodavatelově systému.

V každém z těchto případů je Zákazník předem informován, proč konkrétně je údaj nutný, komu bude předán a jak dlouho bude uchován. Pokud Zákazník údaj poskytnout nechce, Tarifix mu nabídne alternativní postup (pokud je dostupný) nebo transparentně sdělí, že bez něj nelze konkrétní úkon u dodavatele provést.

Údaje z dokladů totožnosti u partnerské objednávky

U některých operátorů elektronických komunikací uzavírá smlouvu jménem Zákazníka smluvní partner Tarifixu provozující prodejny. Operátor k založení zákaznického účtu — a k přidání služeb na účet stávající — vyžaduje údaje z dokladu totožnosti. V takovém případě je Zákazník opisuje do formuláře v průvodci objednávkou.

Kdy k tomu dochází: pouze tehdy, když se u operátora zakládá nový zákaznický účet nebo se na stávající účet přidávají nové služby. Jde-li o pouhou změnu tarifu na již existujícím účtu s aktivními službami (retence), údaje z dokladu se nesbírají vůbec.

Jaké údaje se sbírají

• jméno a příjmení;
• rodné číslo (u cizince nepovinné — přiděluje jej pouze Česká republika);
• datum narození — Tarifix se na něj neptá, dopočítá se z rodného čísla; ručně jej zadává jen cizinec bez rodného čísla;
• druh dokladu (občanský průkaz nebo cestovní pas), jeho číslo, stát vydání a platnost;
• adresa trvalého bydliště, u cizince adresa pobytu v České republice — vybírá se ze základního registru územní identifikace, adres a nemovitostí (RÚIAN);
• pouze u cizinců — druh pobytu v České republice (trvalý nebo dlouhodobý), číslo povolení k pobytu a jeho platnost; operátor u cizinců vyžaduje druhý doklad.

Souhlas se zpracováním rodného čísla

Rodné číslo lze podle § 13c odst. 1 písm. d) zákona č. 133/2000 Sb. využít se souhlasem jeho nositele a tento souhlas musí být prokazatelný po celou dobu zpracování. Souhlas proto stojí samostatně u formuláře, není součástí obchodních podmínek ani jiného souhrnného ujednání, a bez jeho udělení formulář nelze odeslat.

Tarifix o uděleném souhlasu uchovává jeho verzi, celé znění tak, jak bylo Zákazníkovi zobrazeno, čas udělení, IP adresu a údaj o prohlížeči. Souhlas lze kdykoli odvolat; do té doby provedené zpracování tím není dotčeno a odvolání zpravidla znamená, že objednávku u operátora nelze dokončit.

Komu se údaje předávají

Jedinému příjemci — smluvnímu partnerovi, který u operátora zákaznický účet zakládá. Není to sám operátor; je to samostatný obchodní partner provozující prodejny, se kterým má Tarifix uzavřenou smlouvu. Poradci Tarifixu údaje z dokladu nevidí — v interním systému se u objednávky zobrazuje pouze stav předání (odesláno, otevřeno, potvrzeno), zvolená pobočka a datum aktivace.

Jak dlouho se uchovávají

Mazání provádí automatická noční úloha, nejde o ruční proces. Samotný souhlas se nemaže — zůstává jako doklad o tom, že byl udělen — ale při mazání se z něj odstraní IP adresa a údaj o prohlížeči; zůstává tedy pouze verze, znění a čas.

Jak jsou chráněné

• V databázi jsou šifrovaně (AES-256-GCM) uloženy hodnoty rodného čísla, čísla dokladu, adresy a data narození. Netvrdíme tím, že je zašifrovaný celý záznam včetně všech metadat.
• Šifrovací klíč nikdy neleží v databázi, ale výhradně v proměnné prostředí běhového prostředí aplikace. Důvod je konkrétní: zálohy databáze odcházejí do externího úložiště, takže cokoli je v tabulce čitelné, leží i v každé záloze.
• Partner se k údajům dostane pouze přes vyhrazené serverové rozhraní, nikdy přímým dotazem do databáze, a jen tehdy, je-li veden jako aktivní partner a zároveň je přihlášen dvoufaktorově.
• Každé otevření objednávky se zaznamenává do auditní stopy — kdo, kdy, z jaké IP adresy a jakým prohlížečem.

Nahrávky telefonních hovorů

Tarifix může nahrávat příchozí a odchozí hovory zákaznické podpory, pokud Zákazník před zahájením hovoru obdrží o nahrávání zřetelné sdělení (typicky automatické hlasové hlášení s možností odmítnout). Právním základem je oprávněný zájem Tarifixu na doložení průběhu komunikace, zejména pro reklamaci a ochranu před falešnými nároky.

Nahrávky se uchovávají po dobu 6 měsíců. Pokud v této době dojde k reklamaci nebo právnímu sporu, nahrávka se uchovává až do jejich pravomocného vyřešení.

Nahraná vyúčtování

Zákazník může Tarifixu dobrovolně nahrát vyúčtování od svého stávajícího operátora (PDF nebo fotografii) — na stránce kalkulace, po odeslání poptávky nebo přes odkaz z e-mailu. Vyúčtování slouží k přesnému výpočtu možné úspory a k přípravě nabídky; bez něj lze poptávku vyřídit také, jen pomaleji a na základě údajů sdělených telefonicky.

Jaké údaje vyúčtování obsahuje: identifikační údaje Zákazníka uvedené na dokladu, označení operátora, názvy služeb a tarifů, ceny, slevy a délky závazků. Soubor může obsahovat i rozpis volání včetně telefonních čísel třetích osob (provozní údaje ve smyslu § 90 zákona č. 127/2005 Sb.). Tarifix z rozpisu volání nevytěžuje ani neuchovává volaná čísla — automatické vytěžení se omezuje na operátora, jméno majitele účtu uvedené na dokladu, názvy služeb, částky a parametry závazků.

Ověření, že vyúčtování patří Zákazníkovi: z dokladu se vytěží jméno majitele účtu a porovná se se jménem Zákazníka vedeným u poptávky. Účelem je zabránit tomu, aby Tarifix omylem zpracovával vyúčtování jiné osoby (například při nahrání nesprávného souboru) — jde tedy o opatření chránící i třetí osoby. Výsledek porovnání vidí pracovník Tarifixu; Zákazníkovi se v aplikaci zobrazuje pouze upozornění, že nahraný doklad zřejmě není jeho. Právním základem je oprávněný zájem Tarifixu a třetích osob na správnosti zpracování a na ochraně před zpracováním cizích údajů (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

Právní základ: provedení opatření přijatých před uzavřením Smlouvy na žádost Zákazníka a následné plnění Smlouvy včetně výpočtu odměny (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Uchování nahraného souboru po dokončení vytěžení se opírá o oprávněný zájem Tarifixu na doložení správnosti výpočtu úspory a na obraně proti právním nárokům (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

Doba uchování: nahraný soubor se uchovává 90 dnů od nahrání a poté se maže; probíhá-li v té době reklamace nebo právní spor, uchovává se do jejich pravomocného vyřešení. Údaje vytěžené z vyúčtování (operátor, služby, částky) se uchovávají po dobu trvání Smlouvy a dále po dobu zákonných promlčecích lhůt.

Vytěžení údajů z vyúčtování může probíhat automatizovaně. Výsledek má vždy předběžnou povahu — každou nabídku před jejím sjednáním připravuje a posuzuje pracovník Tarifixu a Zákazník o ní svobodně rozhoduje. Nedochází k žádnému rozhodování založenému výhradně na automatizovaném zpracování, které by mělo pro Zákazníka právní účinky (viz také sekce Profilování a automatizované rozhodování). Soubory jsou uloženy v privátním úložišti s přístupem omezeným na pověřené pracovníky.

Příjemci a zpracovatelé

Údaje dostávají jen subjekty potřebné pro konkrétní účel a v minimálním rozsahu. Příjemce, který jedná výhradně podle pokynů Tarifixu, je zpracovatelem a má smlouvu podle čl. 28 GDPR — platí to zejména pro dodavatele IT a hostingu a pro marketingové nástroje. Ne každý příjemce však zpracovatelem je: dodavatel služeb, orgán veřejné moci i externí poradce mají zpravidla vlastní účely, a jsou proto samostatnými správci. Okruh příjemců je tento:

• Dodavatelé, u nichž Tarifix jménem Zákazníka jedná — poskytovatelé internetu, telekomunikační operátoři, dodavatelé elektřiny a plynu. Tarifix jim předává pouze údaje nezbytné pro uzavření nebo úpravu Smlouvy s dodavatelem, a to na základě pověření, které Zákazník Tarifixu udělil uzavřením Smlouvy o poskytování služby a které může kdykoli odvolat (viz článek „Jednání jménem zákazníka" v Obchodních podmínkách).
• Smluvní partneři provozující prodejny — u vybraných operátorů uzavírá smlouvu jménem Zákazníka smluvní partner Tarifixu. Dostává údaje nezbytné k založení nebo rozšíření zákaznického účtu, včetně údajů z dokladu totožnosti; podrobnosti, zabezpečení a lhůty mazání popisuje článek Údaje z dokladů totožnosti u partnerské objednávky. Role partnera podle GDPR se určuje podle skutečnosti u každé operace — jedná-li výhradně podle pokynů Tarifixu, je zpracovatelem; určuje-li vlastní účely, je pro danou operaci samostatným správcem. Samotné vlastní přihlášení partnera o jeho roli nerozhoduje.
• Dodavatelé IT a hostingu — provozovatelé cloudových služeb (zejména v rámci EU/EHP), poskytovatelé e-mailových a komunikačních nástrojů, CRM systémů.
• Účetní a právní kancelář — externí zpracování účetnictví a právní poradenství v rozsahu nezbytném pro dané úkony.
• Marketingové nástroje — platformy pro zasílání newsletteru a správu reklamy (pouze s vaším souhlasem u marketingových cookies).
• Orgány veřejné moci — pokud Tarifix plní zákonnou povinnost poskytnout údaje (soud, správce daně, orgány činné v trestním řízení).

Aktuální podrobný seznam hlavních zpracovatelů Tarifix zveřejní na vyžádání. Seznam se může v čase měnit; Tarifix však dbá, aby každá změna splňovala podmínky čl. 28 GDPR.

Předávání údajů mimo EU

Standardně Tarifix zpracovává osobní údaje v rámci Evropské unie a Evropského hospodářského prostoru (EU/EHP). Pokud v konkrétním případě dochází k předání do třetí země (např. americký SaaS provider), Tarifix zajistí, že předání je podloženo některým z následujících nástrojů:

• rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany (čl. 45 GDPR — např. adekvační rozhodnutí EU-US Data Privacy Framework);
• standardní smluvní doložky podle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR (SCCs) doplněné o případná doplňková opatření;
• v ojedinělých případech a pouze po výslovném poučení — souhlas subjektu údajů podle čl. 49 odst. 1 písm. a) GDPR.

Profilování a automatizované rozhodování

Tarifix provádí profilování ve smyslu čl. 4 odst. 4 GDPR — tedy automatizované zpracování osobních údajů pro hodnocení některých osobních aspektů Zákazníka (zejména jeho spotřebních preferencí) za účelem personalizace nabídky tarifů.

Co konkrétně se profiluje: Na základě údajů o stávajícím tarifu, spotřebě a preferencích Tarifix automatizovaně zužuje výběr vhodných nabídek (filtruje tarify, které se pro dané potřeby nehodí). Výsledkem profilování je doporučený seznam tarifů — ne cena, ne rozhodnutí o poskytnutí služby, ne rating.

Tarifix neprovádí rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, které by mělo právní účinky pro Zákazníka (čl. 22 GDPR). Každé doporučení je nabídkou, o které rozhoduje Zákazník, a u každé aktivace je vždy zapojený pracovník Tarifixu.

Zákazník má právo požádat o lidský zásah, vyjádřit svůj názor a napadnout výsledek profilování — stačí napsat na osobni-udaje@tarifix.cz. Tarifix odpověď poskytne do 30 dnů.

Práva subjektu údajů

Podle GDPR máte ve vztahu ke svým osobním údajům tato práva:

• Právo na přístup (čl. 15) — získat informace o tom, zda Tarifix vaše údaje zpracovává, v jakém rozsahu a za jakými účely, a obdržet jejich kopii.
• Právo na opravu (čl. 16) — nechat opravit nepřesné nebo doplnit neúplné údaje.
• Právo na výmaz („právo být zapomenut") (čl. 17) — požádat o smazání údajů, pokud k jejich zpracování není další zákonný důvod.
• Právo na omezení zpracování (čl. 18) — v konkrétních situacích požadovat, aby byly údaje pouze uchovávány, nikoli dále zpracovávány.
• Právo na přenositelnost údajů (čl. 20) — obdržet údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a případně je předat jinému správci.
• Právo vznést námitku (čl. 21) — proti zpracování na základě oprávněného zájmu nebo proti přímému marketingu (kdykoli a bez důvodu).
• Právo odvolat souhlas (čl. 7 odst. 3) — kdykoli odvolat dříve udělený souhlas. Odvolání nemá vliv na zpracování, k němuž došlo před jeho odvoláním.
• Právo podat stížnost (čl. 77) — obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz), pokud se domníváte, že zpracování porušuje GDPR.

Jak práva uplatnit

Žádost můžete zaslat:

• e-mailem na osobni-udaje@tarifix.cz;
• poštou na adresu QUIX Global s.r.o., Příčná 1892/4, 110 00 Praha 1;
• osobně v sídle Tarifixu v pracovní době po předchozí domluvě.

Tarifix odpoví bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti. V odůvodněných případech lze lhůtu prodloužit o další dva měsíce; o prodloužení a jeho důvodech vás informujeme.

Před vyřízením žádosti Tarifix ověří vaši totožnost, aby předešel neoprávněnému zpřístupnění údajů. Vyřízení žádosti je zdarma; pouze při zjevně neopodstatněných nebo nepřiměřených žádostech (zejména opakovaných) může Tarifix účtovat přiměřený administrativní poplatek, nebo žádost odmítnout.

Cookies a sledovací technologie

Portál využívá soubory cookies a podobné technologie. Technicky nezbytné cookies Tarifix ukládá bez souhlasu (výjimka podle § 89 odst. 3 zákona o elektronických komunikacích). Všechny ostatní (analytické, marketingové, personalizační) ukládá pouze po získání předchozího prokazatelného souhlasu přes cookie banner.

Podrobnosti, konkrétní seznam cookies, jejich poskytovatelů a dobu uložení najdete v dokumentu Zásady používání souborů cookies. Tam také můžete kdykoli změnit nebo odvolat souhlas.

Zabezpečení údajů

Tarifix přijal přiměřená technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů proti neoprávněnému přístupu, změně nebo ztrátě. Patří mezi ně zejména:

• šifrovaná komunikace (TLS 1.3) u všech služeb Portálu;
• řízení přístupových oprávnění podle principu minimálních práv;
• vícefaktorová autentizace pro interní systémy;
• šifrování zvlášť citlivých údajů přímo v databázi (AES-256-GCM) se šifrovacím klíčem uloženým mimo databázi, aby se nedostal do jejích záloh;
• povinná dvoufaktorová autentizace smluvních partnerů, kteří se k údajům Zákazníka dostávají, a auditní stopa každého takového přístupu;
• pravidelné zálohy a plán obnovy dat;
• interní směrnice pro zaměstnance a smluvní závazky zpracovatelů.

V případě zjištěného porušení zabezpečení s rizikem pro práva a svobody subjektů údajů Tarifix bez zbytečného odkladu (do 72 hodin) oznámí incident ÚOOÚ a — pokud je riziko vysoké — dotčeným subjektům údajů (čl. 33 a 34 GDPR).

Změny zásad zpracování

Tarifix si vyhrazuje právo tyto Zásady aktualizovat, zejména v reakci na změny právní úpravy, výkladové praxe ÚOOÚ nebo nové zpracovatelské vztahy. O významných změnách bude Tarifix uživatele informovat e-mailem (je-li to možné) a prostřednictvím oznámení na Portálu nejméně 14 dnů před účinností.

Archiv předchozích verzí těchto Zásad Tarifix na vyžádání poskytne pro účely auditu.